Internationale virtuelle Zusammenarbeit

Home Office, Outsourcing, Internationale Geschäftsübernahmen – die Gründe für virtuelle Zusammenarbeit sind ebenso individuell wie vielfältig, genau wie die Schwierigkeiten, die dabei entstehen können.

Schon die bloße Umstellung von Präsenzarbeit auf Home Office stellt neue Herausforderungen an Mitarbeiter*innen. Doch wenn sie sich bereits persönlich kennen und im Prinzip regelmäßig sehen, vereinfacht das vieles.

Anders stellt sich die Situation dar, wenn internationale Teams über Länder- und Zeitzonengrenzen hinweg miteinander arbeiten sollen. Wie lässt sich die internationale virtuelle Zusammenarbeit von Anfang an auf eine solide Basis stellen?

1. Lokale Besonderheiten beachten

Arbeiten Sie über Ländergrenzen hinweg, ist es wichtig, ein Bewusstsein für regionale Besonderheiten zu entwickeln. In Ihre Planung sollten lokale Feiertage genauso mit einbezogen werden, wie die Zeitverschiebung. 

2. Persönliches Kick-off

Am Anfang jeder virtuellen Teamarbeit sollte ein persönliches Treffen stehen. Die Bedeutung dieses Treffens kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Es ist für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit unheimlich wichtig, die anderen Teammitglieder zumindest einmal persönlich gesehen zu haben, und nicht nur über den Bildschirm. Ein persönliches Treffen bietet auch den Raum, die anderen Teammitglieder auf einer persönlichen Ebene kennen zu lernen. Inoffizielle Gespräche, über das eigene Land, die eigene Stadt, die Familie etc. bieten die Möglichkeit, sich einen Eindruck von der Persönlichkeit des Anderen zu machen – in vielen Kulturen ist dies extrem wichtig, damit die Zusammenarbeit passt. Können Sie den anderen vertrauen? Schließlich wollen Sie sich auf Ihre Teammitglieder verlassen können, und für viele Menschen gehört dazu, sich auch außerhalb der Arbeit kennen zu lernen. Falls ein persönliches Kennenlernen nicht möglich ist, sollte im virtuellen Raum die Möglichkeit für informellen Austausch gegeben werden. Dies sollte auch für weitere virtuelle Meetings bedacht werden - auch in der dienstlichen Kommunikation sollte Platz dafür bleiben, den Menschen hinter der Position kennen zu lernen.

3. Wahl der Werkzeuge

Die Rolle der technischen Infrastruktur ist ebenfalls nicht zu unterschätzen. Zu Beginn der Zusammenarbeit sollten Sie sich mit den neuen Kollegen auf die gewählten Tools der Zusammenarbeit einigen. Hier gilt es, die regionalen Besonderheiten zu beachten. Können alle Teammitglieder auf die gewählten Tools zugreifen? In China z.B. gelten strenge Einschränkungen, aber auch andere Länder nutzen Tools, die hierzulande nicht gebräuchlich sind. Zu Anfang der Zusammenarbeit muss also sichergestellt werden, welche Tools genutzt werden, und wie diese zu verwenden sind. Wie kommunizieren Sie kurzfristige Anfragen? Welchen Kanal nutzen Sie  zur Ergebnissicherung ? Wie strukturieren Sie die Kommunikation, dass nur die betreffenden Personen eingebunden werden?

Teams, die nur virtuell miteinander kommunizieren, müssen sich auf die technische Ausstattung verlassen können. Es ist im normalen Alltag schon ärgerlich, wenn die Technik nicht funktioniert – Videokonferenzen mit Ton- und Bildstörungen, wackelige Verbindungen, unübersichtliche E-Mail Ketten – dies beeinträchtigt die Zusammenarbeit und kostet Geduld und Arbeitszeit.

Die Kommunikation über Tools, die möglichst reich an Kanälen (Mimik, Gestik, Tonfall)  sind, ist gerade bei weit entfernt arbeitenden Teams wichtig. Eine E-Mail oder ein Messenger sind auf die reine Informationsübermittlung reduziert. Es ist sinnvoll – sofern technisch möglich – regelmäßig Kommunikation auch über Videocalls zu ermöglichen, um auch die anderen Kanäle nutzen zu können.

4. Organisation ist alles

In virtuellen Teams ist die genaue Abstimmung von Zuständigkeiten unabdingbar. Spontane Abstimmungen, die im Büro auch informell erfolgen, sind in der remote-Arbeit fast unmöglich. Daher ist es unheimlich wichtig, die Anforderungen an alle transparent zu kommunizieren – auch Dinge, die einem selbst selbstverständlich erscheinen. Denn vor allem bei der internationalen Zusammenarbeit muss man davon ausgehen, dass Herangehensweisen unterschiedlich sein können – wie ausführlich ein Konzept ausgearbeitet werden muss, wird z.B. in Deutschland und Frankreich sehr unterschiedlich gesehen: In Deutschland wird eine genaue Planung erwartet, in Frankreich handelt es sich bei einem Konzept um eine grobe Denkvorlage. Ausführliche Kommunikation der Anforderungen im Vorfeld ist notwendig, um im weiteren Verlauf Mehrarbeit zu sparen.

5. Umgang mit Feedback und Kritik

Feedback und Kritik erfordern Fingerspitzengefühl. Wie Kritik in verschiedenen Kulturen übermittelt wird, unterscheidet sich – als Richtwert kann man aber für fast alle Kulturen sagen, dass die deutsche Art, sehr direkt auf Fehler und Probleme hinzuweisen, in den wenigsten Ländern angemessen ist.

In der virtuellen Kommunikation kommt dazu dann noch das Problem der reduzierten Kanäle – da sind die Konflikte bereits vorprogrammier

Tipp: Nutzen Sie die LCS-Methode: Beginnen Sie mit einem positiven Aspekt (like), äußern Sie Ihre Bedenken in einem zweiten Schritt (concern) und bieten Sie in einem dritten Schritt einen Lösungsvorschlag (solution).  

6. Eine Teamidentität entwickeln

Aus verschiedenen Menschen eine Einheit formen, die vertrauensvoll zusammen arbeitet ist kein Kinderspiel. Doch sollte auf die Entwicklung einer gemeinsamen Team-Identität besonders zu Anfang der Zusammenarbeit, doch auch im weiteren Verlauf in regelmäßigen Abständen Wert gelegt werden. Wenn irgend möglich, so sollte von Zeit zu Zeit ein persönliches Treffen möglich gemacht werden. Falls nicht, so sollten auf jeden Fall durch Videocalls die Möglichkeit gegeben werden, sich persönlich ein wenig kennen zu lernen.